顺昌县农业机械化发展中心档案数字化更正公告

公告概要：

*、项目基本情况

原公告的采购项目编号：****-[****]第**号

原公告的采购项目名称：************档案数字化

首次公告日期：****年**月**日

*、更正信息

更正事项：采购文件

更正内容：

************档案数字化

更正公告

*、项目基本情况

原公告的采购项目编号：****-【****】第**号

原公告的采购项目名称：************档案数字化

首次公告日期：****年**月**日

*、更正信息：

更正事项：竞争性谈判文件中.获取招标文件截止时间、首次响应文件递交截止时间、谈判时间、供应商的资格要求、采购内容及要求

更正内容：

************档案数字化

补充通知（*）

招标编号：****-【****】第**号

各投标人：

现对本项目招标文件“************档案数字化”做以下补充修正：

*、原招标文件中获取招标文件截止时间：****年**月**日至 ****年**月**日，每天上午8:**:**至**:**:**，下午**:**:**至**:**:**（北京时间，法定节假日除外)。

现修改为：获取招标文件截止时间：****年**月**日至 ****年**月**日，每天上午8:**:**至**:**:**，下午**:**:**至**:**:**（北京时间，法定节假日除外)。

*、原招标文件中首次响应文件递交截止时间，谈判时间：****年3月**日上午**：**。

现修改为：****年**月**日上午**：**。

*、原招标文件中：第*章 采购公告/采购邀请书；第*章 竞争性谈判须知

供应商的资格要求

5.2特定条件：

采购包1：

现统*修改为：

5.2特定条件：

采购包1：

*、原招标文件中：

第*章 采购内容及要求

*、（根据本项目实际情况，填写“采购标的”或“项目概况”）

1、可实现数据的计算机存储和管理，实现信息共享，加强文书档案的保管和利用。档案数字化可实现档案数据的计算机存储和管理，在最短的时间内查找到所需要的档案信息。

2、可加强档案管理、提高工作效率，增加经济效益。系统建成后，可改变传统的人工调档查阅方式，方便、快捷地在网络系统中取得所需数字化信息；查档等工作应用部门可通过计算机网络进行，使管理工作规范化、高效化。

3、可确保档案的安全。档案数字化后，可有效防止因水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等带来的损失。数字化副本异地存放，输出缩微胶片供永久保存，使档案资料在出现天灾人祸的情况下避免遭到毁灭性的破坏。还可以恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复，因此实现“数字档案”是档案保护的*种必要手段。 

*、技术和服务要求

（*）、操作规范

1、文书档案整理：严格按照福建省档案局移交进馆的标准进行整理；

2、文书档案录入：将整理好的文书档案按件为单位对每件文件的主要信息在科易档案软件管理系统里进行录入。

3、文书档案扫描：将实物档案的每*张资料按照整理好的归档顺序通过扫描设备进行数字化扫描成像。

4、文书档案数字化扫描图像与条目挂接：将档案数字化成像与对应的条目通过科易档案管理软件平台进行挂接。

（*）、文书档案简化立卷技术规范：

1、区分归档与不归档文件

根据本单位的归档范围进行区分。各单位应参照《机关文书档案归档与不归档范围》编制本单位的归档范围，经单位领导审批后，报区档案局备案。

2、判定文件所属时间

区分不同年度，相同年度的才能*同归档，不同年度的不能放在*起归档。判定文件所属时间方法：

（1）以签发、结案、转发时间为准 ;

（2）以正本时间为准 ;

（3）以闭幕年度、办结年度、批复年度为准 ;

（4）跨年度的，如计划、总结、法规等归在文件制发年度、即发文年度 ;

3、明确 “件”的概念，区分每 “件”文件

文书档案简化立卷与传统立卷最大的区别在于，前者以 “件”为单位进行整理归档，后者则以 “卷”为单位进行整理归档，因此，整理档案前，首先要明确件”的概念。

（1）*般每份文件为*件 ;

（2）正本与定稿、正文与附件、原件与复印件、转发与被转发件 ;

（3）报表、图册、名册*册为*件 ;

（4）底稿为打印件，未改动并与正本*样的，不可归档，但会签稿单要归档 ;

（5）来文与复文各为*件，重要文件与历次修改稿各为*件。

4、装订

以件为单位进行装订

（1）件内文件排列：几份文件为*件时，应排好顺序: 正本在前, 定稿在后，正本在前, 附件在后，原在前复件在后; 转发件在前，被转发件在后; 中文本在前，其他语种文本在后。

（2）装订位置：左侧或左上角装订，左侧装订则左侧下侧对齐；左上角装订则左侧和上侧对齐，以防订漏页。

（3）装订用线装，文件薄的采用缝纫机车，厚的采用*孔*线订，缝纫机车的要*头打结以防跑线。如果本已成册的，若非金属物装订的，可不再拆装。

5、确定文件保管期限

各单位应参照《机关文书档案保管期限表》，编制本单位档案保管期限表，经单位领导审批后，报区档案局备案。按保管价值的不同，文件分成*个保管期限：永久、长期、短期。

6、分类

选定分类方法，进行分类

新规则提供3种供选择，各单位确定后，每年桉此分类、*般不再变动。

问题—期限→适用于文件不太少的单位 ，*般单位可选用此方法。

年度 机构—期限→适用于部门健全、职责明确的单位

期限 ————适用于文件很少的单位。

7、排列

（1）以每 “件”文件为*单位，先按保管期限: 永久、长期、短期，分别排列成*个系列 ，再在同*保管期限内按类别排，如：永久系列文件中再按综合、党群、财务……排列。

在同*保管期限同*类别内按以下要求排，如永久综合类中再按

①同属*件事的排*起;

②不同事的按时间排;

③按重要程度排;

④批复在前请示在后;

⑤会议文件应集中*起;

⑥统计报表，简报集中*起;

（2）不同保管期限的材料不能同盒，同保管期限不同类别的最好不同装*盒。

（3）当年漏归档的文件，补归在文件签发年同*保管期限文件的最后，不再考虑类别等，但要在备考表中注明。

8、编号（盖、填归档章）

每份归档文件在所有档案中的位置，通过归档章来识别，归档章是每份文件的身份证。

（1）归档章盖在文件上端空白处，左中右皆可，但不要压住其他字迹。

（2）归档章的填写

①全宗号：由区档案馆派给

②年度：要用4位阿位伯数字填写

③机构或问题：即类别

④保管期限：永久、长期、短期

⑤室编件号：文件的排列顺序号，*件文件*个号，非*份*号

件号编号方法：同*年度永久、长期、短期的文件各编*个大流水号，形成3列大流水号。如永久**-**，长期**-***，短期**-**

⑥页数，指每件文件的总页数，有内容的才计，无内容的不计，文件处理单也要计。

9、编目（制作归档文件目录）

（1）件号：与传统立卷的目录不同之处在于，顺序号改成了件号。件号用阿位伯数字填写。

（2）责任者：(全角录入)

文件的制发机关或文件的作者。用全称或规范简称。

①规范简称：不能省略厦门市，如厦门市海沧区经贸局，以便跨地区资源共享时识别。

②文件无责任者要考证，并加”[ ]”，见归档文件目录，件号3。

③联合发文责任者照实录，太多则省略并加[等]，注意要加“[ ]”，责任者中立档单位不能省略，各责任者之间用“;"。

④领导讲话等责任者若只有姓名，要注明职务并外加"( )"，如张昌平(厦门市长)

（3）文号：全录，不能省略，机构代字、年度、文号缺—不可，

（4）题名：(全角录入)

①录入原文标题，不管多长

②有副题名时，正题名能反映文件内容则不录入，若不能反映内容，则要录入

③无题名或含义不清时，应重新拟写或补充标题，外加“[ ]”如“通知”[关于加强教育工作]的通知，如关于转发政发[****]**号文的通知，应为关于转发政发[****]**号文[加强档案工作]的通知

④本委，本部等要改为具体名称，处加“[ ]”

⑤正文与附件*件时，附件为条文时，要录入题名，外加“（ ）”，见归档文件目录，件号4。

⑥统计报表：若为统*名称的要具体化，如福建省党员统计报表应改为厦门市海沧区党员统计报表，见归档文件目录，件号6。

⑦有批文的审批表与批文合为*件，不写入题名，若为单独的审批表，题名要写明内容，如：（张*）先进个人市批表，注意外加“（ ）”。

⑧介绍信，若干人为*件时，要注明什么人什么内容的介绍信，如张*、李*党员介绍信。若*本介绍信为*件，要注明内容，起止号数，处加“（ ）”如（组织）介绍信（**-**号）

⑨会议记录：无标题，*会*件的直抄标题。

若*本应注明会议内容，起止日期，如党务会议记录（********-********）

⑩简报信息：*期为*件或若干期为*件，如果若干期为*件应注明起止期数，如海沧信息（****年第1—**期）

花名册*册*件：注明是什么花名册和年度，如厦门市海沧区工会会员花名册（****年）

（5）日期：指文件制发日期，以8位阿拉伯数字标注，如**** ****。若年、月、日不详的分别以“****“和“**”补足8位，如********，********。

（6）页数：每件文件的总页数

（7）备注：用于说明特殊情况，如有批复无请示。

（8）目录要用**幅，桉年度、保管期限分成3本，加封面装订成册，*式*份。

**、装盒、填写档案盒面

（1）按室编件号放入盒内，不同年度的不能装入同*盒。不同保管期限的不能装入同*盒。根据文件多少选择档案盒厚度。目录不放盒内。

（2）为了使装订处朝下放，文件不弯曲，保护文件，统*采用横放，按横放填写盒面。

（3）备考表，样式同传统立卷整理的备考表，放在每盒最后，用于填写每盒需说明。

（*）、归档文件整理说明的编写

*、放置位置：放在目录（永、长、短）*本的封面后第*页，与目录*同装订成册。

*、归档文件整理说明*般每年*写，单位机构、职能、档案分类方案较稳定的可几年*写，在全宗介绍中说明。

*、归档文件说明应包括以下内容：

1、立档单位的基本情况：

名称、成立时间、隶属关系，

内部机构设置情况

主要工作活动和指标完成情况

重大事件，重大新闻，重大活动情况

归档文件情况

总件数，各类别，各保管期限的卷数

重大活动形成的文件材料归档情况

专门文件和非纸质文件材料归档情况

未办理完毕的重要文件情况

归档文件整理情况

（1）文件的来源，内容，形式，数量，可靠和完整情况

（2）整理的方案，排列，编号方法

（3）重要归档文件的状况

(*)、数字化加工技术规范：

1、扫描方式

根据档案幅面的大小，扫描仪分为**扫描仪、**扫描仪和**扫描仪；

根据扫描仪的扫描方式可分为高速扫描仪、平板扫描仪和大幅面扫描仪（**）。

**和**扫描仪都带有高速和平板两种扫描功能。如下图所示：

此次档案数字化加工扫描方式分为**扫描、**扫描和**扫描*种方式，应根据纸张情况选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。

（1）小于**及**幅面的按**规格进行扫描，大于**小于**及**幅面的按**规格进行扫描，大于**幅面以及工程图纸按**规格进行扫描，不能进行图像拼接。

（2）纸张状况好的档案应采用高速扫描方式（滚筒方式）以提高工作效率。纸张状况较差，以及过薄、过软和超厚的档案，应采用平板扫描方式。

2、扫描色彩模式

数字化加工过程中，扫描模式采用彩色模式扫描。

3、扫描分辨率

扫描分辨率指的是多功能*体机在实现扫描功能时，通过扫描元件将扫描对象每英寸可以被表示成的点数，用***来表示。扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。*般情况下分辨率应选择******；特殊情况下，如手写稿、复印件及文字偏小、密集、清晰度较差等，扫描分辨率应选择******以上。

4、扫描规范

（1）操作人员熟练掌握扫描仪的使用方法；

（2）在扫描前保证所有铁钉全部剔除干净；

（3）档案扫描过程中，保持影像页面与纸质文件的对应，如发现影像页内容缺失，应立即补扫，以保证扫描档案内容的完整性；

（4）原始档案页面内容出现模糊、褪色、清晰度低的情况，可调节扫描仪亮度、对比度来加强清晰度，如仍不足以使数字档案清晰，则在后期图像处理时使用图像处理软件对数字档案的亮度、对比度进行调整，以达到最佳效果；

（5）平板扫描过程中如遇到纸张较薄的情况,扫描时可用打印白纸垫在其后，防止扫描出现透光和阴影现象,影响扫描效果；

（6）热敏纸张需要将原件的复印件进行扫描，并保留原始材料；

（7）若原始档案中含有备考表，备考表不扫描，仍然放在原来的档案盒中。在扫描过程中，保证档案盒、档案材料始终在*起，不得分离。

 5、扫描文件格式

扫描图像存储格式，应遵循国家档案局《电子文件管理细则 第*部分：电子文件长期保存格式需求》，采用以下格式：

（1）版式文件 ***/A格式

遵循***/*** *****《文件管理 电子文件长期保存格式 第1部分 ****.4的使用(***/A-1)》，支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换等。

可使用***-T工具使****文件转化为***文件。

（2）图像文件 ****格式

支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强等。

（3）图像文件 ****-****格式、****格式

遵循*** *****-1:****《信息技术 **** ****图像编码系统 核心编码系统》，格式透明、支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换等。

6、扫描存储路径

档案数字化扫描图像存储具体要求如下：

（1）用于保存的扫描图像，均采取单页****格式。

（2）用于网络浏览与查询的图像则采用多页***、***或***格式。

（3）用户浏览查询的每*个多页***或***文件，都有*个与之相对应的唯*标识符。

（4）如采用***格式，多页文件可采用该文件档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

（5）浏览查询图像内容每卷存放于*个文件夹内，该文件夹应包含该卷中的所有卷内文件，每份文件形成单独的多页****或***文件。

7、图像处理

档案扫描完成后，档案数字化单位需要对不规范的图像进行去污、纠偏和裁剪等操作，以达到扫描影像整洁、清晰、美观的效果，利于查阅。

（1）图像数据质量检查

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理；

由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；

发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；

发现扫描图像的排列顺序与档案原件不*致时，应及时进行调整；

（2）纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（3）去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

（4）裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

8、质量检查

质量检查是档案数字化工作中比较重要的*个环节，以保障档案影像文件和录入信息的准确性以及与原始档案的*致性。档案数字化单位应按照***%的比例进行检查。

（1）档案整理检查

检查纸质档案的档号、页号和页数是否连贯、完整，若有异样，立即返回工作。

（2）档案录入信息检查

对照纸质档案检查档号、案卷题名、卷内文件题名、页数、卷内文件起止页码和卷内文件顺序等信息的录入是否正确，若有错误，应及时修改以保证信息的准确性；

（3）影像文件检查

检查影像文件是否可正常调阅，若不合格，则通知责任人对此影像页进行返工重新处理，并在处理完毕后及时替换存在质量问题的原有影像；

检查影像文件是否存在污点、黑边、页面颠倒、图像偏斜等情况，若不合格，使用图像处理软件对漏处理的影像进行再次处理；

对照纸质档案检查影像文件是否完整或排列顺序是否配，若影像文件不完整或顺序错乱，应及时进行补扫和调整。

9、图像挂接

扫描图像文件数字化加工过程中形成的图像成品，通过质检环节确认合格通过后，档案数字化单位工作人员应及时加载到成果数据服务器端汇总。按照文件级档号等关联的形式，通过编制程序或借助相应软件，实现目录数据库对相关联具体图像内容的批量、快速挂接。

数据关联要求的具体要求：以地籍档案目录数据库为依据，将每*份纸质档案扫描所得的*个或多个图像存储为*个****文件或相应***文件。将文件存储到相应文件夹时，要认真核查每*个***，文件的名称与目录数据库中该份文件的档号是否相同，***文件的页数与目录数据库中的该份文件的页数是否*致，***文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每*份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号的*致性和唯*性，建立起**对应的关联关系，为实现目录数据库与扫描图像文件的批量挂接提供条件。

**、档案装订

档案数字化加工完成后，工作人员需对整理好的档案进行装订。

1、将打印出的目录与相应的案卷放置*起，卷内文件目录放置于扫描件的首页，备考表放置于扫描件的末页；

2、检查原始档案卷内文件页面的宽度与高度，以右下方对齐为原则，左边不足时应进行裱补，多余处进行折叠。装订边过窄、有文字内容的档案页面，取用***宽，长度与档案长度相等的纸条，进行裱补加边处理；页面高度超出尺寸的，可折叠底边，宽度超出尺寸的，可折叠装订边的对边，来适应整本档案的尺寸，折边时应遵循使用原始档案折痕，折叠次数越少越好的原则；

3、装订物必须使用长度为*****的档案专用装订线，不得使用金属装订物；

4、装订应以不破坏档案原貌为准则，对于传统组卷的档案采用*孔*线的方法，对于补过纸边的档案可重新加孔，简化立卷的档案采用缝纫机以件为单位进行缝纫装订，尽量保证在装订还原后无明显被拆过、装过的痕迹；

5、装订完成，用手捏住中缝装订边，开口向下抖动，检查有无漏穿孔、脱落现象，并检查档案是否装订整齐，如发现档案脱落或由于装订原因造成的档案装订不整齐应立即返工。

**、总质检

每批次档案装订完成后，档案数字化单位与档案管理部门工作人员*起按项目交接批次对档案数字化工作成果进行总质检，总质检按照**%的比例进行抽检，错误率应不高于2%，否则整个批次全部返回逐*检查。

总质检内容包括以下*个方面：

（1）纸质档案检查

检查纸质档案的档号、页号和页数是否连贯、完整。若有异处，查看《流程处理单》是否存在特别注明，如未特别注明应及时通知相关负责人，查明原因并在追查遗失档案页面后返工补齐；

（2）检查纸质档案的装订是否规范，是否存在缺页的情况，纸质档案的装订必须保证文件资料的齐全、整洁及原貌；

（3）录入信息检查；

（4）影像文件检查。

工作人员应根据总质检中出现的问题及时对数字化加工进行自查和加强管理，以提高工作效率及质量。

**、档案归还

工作人员应按领取批次归还档案，并确保档案数量和案卷档号与《交接单》的*致，以及纸质文件的完整性。档案管理部门在核对过程中，若发现错误，则应及时退回至档案数字化单位进行处理。具体要求如下：

（1）档案管理部门对归还的每批次档案查看其对应的总质检表，确保已通过总质检。

（2）根据《交接单》上的领取档案记录，对装盒后的档案进行顺号，按档号逐*核对各批次的档案数量，确保实际归还档案与《交接单》上的内容相*致。

（3）每批档案核对无误后，档案管理部门与档案数字化单位需在档案借还交接单上的“档案归还”栏签字确认。双方签字后的档案交接单不得丢失，以供保存备档。

（4）按照档案管理部门的要求，搬运档案并上架。

*、实施人员要求（1）投标人的实施团队需要有档案信息化项目经验，具有顺昌县文书档案案例多信息化项目经验者优先考虑。（2）中标人在项目实施过程中需要提供*支品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队，团队负责人应具备相应的管理能力和行业工作经验，熟悉档案信息化加工系统的操作应用。★（3）为保证项目系统的正常运转，中标人在整个项目运行期间，必须指派1名项目经理长期驻场，同时指定具有项目经验的工作人员参与本项目的实施，确保工作人员具有良好的组织纪律性，中途不得随意更换工作人员，如特殊情况需更换工作人员，需经过采购人同意。★（4）本项目拟派的具本项目团队的项目经理具备档案数字化项目管理经验，具有“档案助理馆员资格证书”且获得“中级人力资源管理师证书”及“高级档案工程师”证书 。 项目的技术负责人具有“信息安全保障人员认证证书”且获得“**服务工程师”证书及参加过“省级及以上档案学会“继续教育培训”通过考试成绩合格的 投标人投标时须提供以上人员在投标人单位缴交的投标文件截止时间前*个月（不含提交投标文件截止时间的当月）内任意*个月的社保证明复印件并加盖单位公章或提供具备相关人员资质或能力的承诺函（格式自拟）。投标人须在签订合同前提供以上人员证书证明文件原件及相关证明材料核查，提供无效或虚假材料者，采购人有权不予其签订合同。中标人参与本合同包的所有工作人员均为中华人民共和国境内公民。

*、商务条件

采购包1：

其他商务：

1. 最终结算金额以实际完成工作量为准。
2. 单价控制价

现修改为：

*、（根据本项目实际情况，填写“采购标的”或“项目概况”）

1、可实现数据的计算机存储和管理，实现信息共享，加强文书档案的保管和利用。档案数字化可实现档案数据的计算机存储和管理，在最短的时间内查找到所需要的档案信息。

2、可加强档案管理、提高工作效率，增加经济效益。系统建成后，可改变传统的人工调档查阅方式，方便、快捷地在系统中取得所需数字化信息；查档等工作应用部门可通过计算机进行，使管理工作规范化、高效化。

3、可确保档案的安全。档案数字化后，可有效防止因水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等带来的损失。数字化副本异地存放，输出缩微胶片供永久保存，使档案资料在出现天灾人祸的情况下避免遭到毁灭性的破坏。还可以恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复，因此实现“数字档案”是档案保护的*种必要手段。 

*、技术和服务要求

（*）、操作规范

1、文书档案整理：严格按照顺委办电【****】8号文件标准，并移交顺昌县档案馆；

2、文书档案录入：将整理好的文书档案按件为单位对每件文件的主要信息在档案软件管理系统里进行录入。

3、文书档案扫描：将实物档案的每*张资料按照整理好的归档顺序通过扫描设备进行数字化扫描成像。

4、文书档案数字化扫描图像与条目挂接：将档案数字化成像与对应的条目通过档案管理软件平台进行挂接。

（*）、文书档案简化立卷技术规范：

1、区分归档与不归档文件

根据本单位的归档范围进行区分。各单位应参照《机关文书档案归档与不归档范围》编制本单位的归档范围，经单位领导审批后，报县档案馆备案。

2、判定文件所属时间

区分不同年度，相同年度的才能*同归档，不同年度的不能放在*起归档。判定文件所属时间方法：

（1）以签发、结案、转发时间为准 ;

（2）以正本时间为准 ;

（3）以闭幕年度、办结年度、批复年度为准 ;

（4）跨年度的，如计划、总结、法规等归在文件制发年度、即发文年度 ;

3、明确 “件”的概念，区分每 “件”文件

文书档案简化立卷与传统立卷最大的区别在于，前者以 “件”为单位进行整理归档，后者则以 “卷”为单位进行整理归档，因此，整理档案前，首先要明确件”的概念。

（1）*般每份文件为*件 ;

（2）正本与定稿、正文与附件、原件与复印件、转发与被转发件 ;

（3）报表、图册、名册*册为*件 ;

（4）底稿为打印件，未改动并与正本*样的，不可归档，但会签稿单要归档 ;

（5）来文与复文各为*件，重要文件与历次修改稿各为*件。

4、装订

以件为单位进行装订

（1）件内文件排列：几份文件为*件时，应排好顺序: 正本在前, 定稿在后，正本在前, 附件在后，原件在前复件在后; 转发件在前，被转发件在后; 中文本在前，其他语种文本在后。

（2）装订位置：左侧或左上角装订，左侧装订则左侧下侧对齐；左上角装订则左侧和上侧对齐，以防订漏页。

（3）装订用线装，文件薄的采用缝纫机车，厚的采用*孔*线订，缝纫机车的要*头打结以防跑线。

5、确定文件保管期限

各单位应参照《机关文书档案保管期限表》，编制本单位档案保管期限表，经单位领导审批后。按保管价值的不同，文件分成*个保管期限：永久、**年、**年。

6、分类

选定分类方法，进行分类

新规则提供3种供选择，各单位确定后，每年桉此分类、*般不再变动。

问题—期限→适用于文件不太少的单位 ，*般单位可选用此方法。

年度 机构—期限→适用于部门健全、职责明确的单位

期限 ————适用于文件很少的单位。

7、排列

（1）以每 “件”文件为*单位，先按保管期限: 永久、**年、**年，分别排列成*个系列 ，再在同*保管期限内按类别排，如：永久系列文件中再按综合、党群、财务……排列。

在同*保管期限同*类别内按以下要求排，如永久综合类中再按

①同属*件事的排*起;

②不同事的按时间排;

③按重要程度排;

④批复在前请示在后;

⑤会议文件应集中*起;

⑥统计报表，简报集中*起;

（2）不同保管期限的材料不能同盒，同保管期限不同类别的最好不同装*盒。

（3）当年漏归档的文件，补归在文件签发年同*保管期限文件的最后，不再考虑类别等，但要在备考表中注明。

8、编号（盖、填归档章）

每份归档文件在所有档案中的位置，通过归档章来识别，归档章是每份文件的身份证。

（1）归档章盖在文件上端空白处，左中右皆可，但不要压住其他字迹。

（2）归档章的填写

①全宗号：由县档案馆派给

②年度：要用4位阿位伯数字填写

③机构或问题：即类别

④保管期限：永久、**年、**年

⑤室编件号：文件的排列顺序号，*件文件*个号，非*份*号

件号编号方法：同*年度永久、**年、**年的文件各编*个大流水号，形成3列大流水号。

⑥页数，指每件文件的总页数，有内容的才计，无内容的不计，文件处理单也要计。

9、编目（制作归档文件目录）

（1）件号：与传统立卷的目录不同之处在于，顺序号改成了件号。件号用阿位伯数字填写。

（2）责任者：(全角录入)

文件的制发机关或文件的作者。用全称或规范简称。

①规范简称：不能省略设区市，如福州市台江区公安局以便跨地区资源共享时识别。

②文件无责任者要考证，并加”[ ]”。

③联合发文责任者照实录，太多则省略并加等，”，责任者中立档单位不能省略，各责任者之间用“;"。

④领导讲话等责任者若只有姓名，要注明职务并外加"( )"，如张*(某市市长)

（3）文号：全录，不能省略，机构代字、年度、文号缺—不可，

（4）题名：(全角录入)

①录入原文标题，不管多长

②有副题名时，正题名能反映文件内容则不录入，若不能反映内容，则要录入

③无题名或含义不清时，应重新拟写或补充标题，外加“[ ]”如“通知”[关于加强教育工作]的通知，如关于转发政发[****]**号文的通知，应为关于转发政发[****]**号文[加强档案工作]的通知

④本委，本部等要改为具体名称，处加“[ ]”

⑤正文与附件*件时，附件为条文时，要录入题名，外加“（ ）”，见归档文件目录，件号4。

⑥统计报表：若为统*名称的要具体化。

⑦有批文的审批表与批文合为*件，不写入题名，若为单独的审批表，题名要写明内容，如：（李*）先进个人市批表，注意外加“（ ）”。

⑧介绍信，若干人为*件时，要注明什么人什么内容的介绍信，如张*、李*党员介绍信。若*本介绍信为*件，要注明内容，起止号数，处加“（ ）”如（组织）介绍信（**-**号）

⑨会议记录：无标题，*会*件的直抄标题。

若*本应注明会议内容，起止日期，如党务会议记录（********-********）

⑩简报信息：*期为*件或若干期为*件，如果若干期为*件应注明起止期数，如台江信息（****年第1—**期）

花名册*册*件：注明是什么花名册和年度，如福州市台江区工会会员花名册（****年）

（5）日期：指文件制发日期，以8位阿拉伯数字标注，如**** ****。若年、月、日不详的分别以“****“和“**”补足8位，如********，*********。

（6）页数：每件文件的总页数

（7）备注：用于说明特殊情况，如有批复无请示。

（8）目录要用**幅，按年度、保管期限分成3本，加封面装订成册，*式*份。

**、装盒、填写档案盒面

（1）按室编件号放入盒内，不同年度的不能装入同*盒。不同保管期限的不能装入同*盒。根据文件多少选择档案盒厚度。

（2）为了使装订处朝下放，文件不弯曲，保护文件，统*采用横放，按横放填写盒面。

（3）备考表，样式同传统立卷整理的备考表，放在每盒最后，用于填写每盒需说明。

（*）、归档文件整理说明的编写

*、归档目录放置位置：放在归档总目录前，与目录*同装订成册。

*、归档文件整理说明*般每年*写，单位机构、职能、档案分类方案较稳定的可几年*写，在全宗介绍中说明。

*、归档文件说明应包括以下内容：

1、立档单位的基本情况：

名称、成立时间、隶属关系，

内部机构设置情况

主要工作活动和指标完成情况

重大事件，重大新闻，重大活动情况

归档文件情况

总件数，各类别，各保管期限的卷数

重大活动形成的文件材料归档情况

专门文件和非纸质文件材料归档情况

未办理完毕的重要文件情况

归档文件整理情况

（1）文件的来源，内容，形式，数量，可靠和完整情况

（2）整理的方案，排列，编号方法

（3）重要归档文件的状况

(*)、数字化加工技术规范：

1、扫描方式

根据档案幅面的大小，扫描仪分为**扫描仪、**扫描仪和**扫描仪；

根据扫描仪的扫描方式可分为高速扫描仪、平板扫描仪和大幅面扫描仪（**）。

**和**扫描仪都带有高速和平板两种扫描功能。此次档案数字化加工扫描方式分为**扫描、**扫描和**扫描*种方式，应根据纸张情况选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。

（1）小于**及**幅面的按**规格进行扫描，大于**小于**及**幅面的按**规格进行扫描，大于**幅面以及工程图纸按**规格进行扫描，不能进行图像拼接。

（2）纸张状况好的档案应采用高速扫描方式（滚筒方式）以提高工作效率。纸张状况较差，以及过薄、过软和超厚的档案，应采用平板扫描方式。

2、扫描色彩模式

数字化加工过程中，扫描模式采用彩色模式扫描。

3、扫描分辨率

扫描分辨率指的是多功能*体机在实现扫描功能时，通过扫描元件将扫描对象每英寸可以被表示成的点数，用***来表示。扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。*般情况下分辨率应选择******；特殊情况下，如手写稿、复印件及文字偏小、密集、清晰度较差等，扫描分辨率应选择******以上。

4、扫描规范

（1）操作人员熟练掌握扫描仪的使用方法；

（2）在扫描前保证所有铁钉全部剔除干净；

（3）档案扫描过程中，保持影像页面与纸质文件的对应，如发现影像页内容缺失，应立即补扫，以保证扫描档案内容的完整性；

（4）原始档案页面内容出现模糊、褪色、清晰度低的情况，可调节扫描仪亮度、对比度来加强清晰度，如仍不足以使数字档案清晰，则在后期图像处理时使用图像处理软件对数字档案的亮度、对比度进行调整，以达到最佳效果；

（5）平板扫描过程中如遇到纸张较薄的情况,扫描时可用打印白纸垫在其后，防止扫描出现透光和阴影现象,影响扫描效果；

（6）热敏纸张需要将原件的复印件进行扫描，并保留原始材料；

（7）若原始档案中含有备考表，备考表不扫描，仍然放在原来的档案盒中。在扫描过程中，保证档案盒、档案材料始终在*起，不得分离。

 5、扫描文件格式

扫描图像存储格式，应遵循国家档案局《电子文件管理细则 第*部分：电子文件长期保存格式需求》，采用以下格式：

（1）版式文件 ***/A格式

遵循***/*** *****《文件管理 电子文件长期保存格式 第1部分 ****.4的使用(***/A-1)》，支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换等。

可使用***-T工具使****文件转化为***文件。可使用***-T工具使****文件转化为***文件。

（2）图像文件 ****格式

支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强等。

（3）图像文件 ****-****格式、****格式

遵循*** *****-1:****《信息技术 **** ****图像编码系统 核心编码系统》，格式透明、支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换等。

6、扫描存储路径

档案数字化扫描图像存储具体要求如下：

（1）用于保存的扫描图像，均采取单页****格式。

（2）用于网络浏览与查询的图像则采用多页***、***或***格式。

（3）用户浏览查询的每*个多页***或***文件，都有*个与之相对应的唯*标识符。

（4）如采用***格式，多页文件可采用该文件档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

（5）浏览查询图像内容每卷存放于*个文件夹内，该文件夹应包含该卷中的所有卷内文件，每份文件形成单独的多页****或***文件。

7、图像处理

档案扫描完成后，档案数字化单位需要对不规范的图像进行去污、纠偏和裁剪等操作，以达到扫描影像整洁、清晰、美观的效果，利于查阅。

（1）图像数据质量检查

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理；

由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；

发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；

发现扫描图像的排列顺序与档案原件不*致时，应及时进行调整；

（2）纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（3）去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

8、质量检查

质量检查是档案数字化工作中比较重要的*个环节，以保障档案影像文件和录入信息的准确性以及与原始档案的*致性。档案数字化单位应按照***%的比例进行检查。

（1）档案整理检查

检查纸质档案的档号、页号和页数是否连贯、完整，若有异样，立即返回工作。

（2）档案录入信息检查

对照纸质档案检查档号、案卷题名、卷内文件题名、页数、卷内文件起止页码和卷内文件顺序等信息的录入是否正确，若有错误，应及时修改以保证信息的准确性；

（3）影像文件检查

检查影像文件是否可正常调阅，若不合格，则通知责任人对此影像页进行返工重新处理，并在处理完毕后及时替换存在质量问题的原有影像；

检查影像文件是否存在污点、黑边、页面颠倒、图像偏斜等情况，若不合格，使用图像处理软件对漏处理的影像进行再次处理；

对照纸质档案检查影像文件是否完整或排列顺序是否正确，若影像文件不完整或顺序错乱，应及时进行补扫和调整。

9、图像挂接

扫描图像文件数字化加工过程中形成的图像成品，通过质检环节确认合格通过后，档案数字化单位工作人员应及时加载到成果数据服务器端汇总。按照文件级档号等关联的形式，通过编制程序或借助相应软件，实现目录数据库对相关联具体图像内容的批量、快速挂接。

数据关联要求的具体要求：以地籍档案目录数据库为依据，将每*份纸质档案扫描所得的*个或多个图像存储为*个****文件或相应***文件。将文件存储到相应文件夹时，要认真核查每*个***，文件的名称与目录数据库中该份文件的档号是否相同，***文件的页数与目录数据库中的该份文件的页数是否*致，***文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每*份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号的*致性和唯*性，建立起**对应的关联关系，为实现目录数据库与扫描图像文件的批量挂接提供条件。

**、档案装订

档案数字化加工完成后，工作人员需对整理好的档案进行装订。

(1)、将打印出的目录与相应的案卷放置*起，卷内文件目录放置于扫描件的首页；

(2)、检查原始档案卷内文件页面的宽度与高度，以右下方对齐为原则，左边不足时应进行裱补，多余处进行折叠。装订边过窄、有文字内容的档案页面，取用***宽，长度与档案长度相等的纸条，进行裱补加边处理；页面高度超出尺寸的，可折叠底边，宽度超出尺寸的，可折叠装订边的对边，来适应整本档案的尺寸，折边时应遵循使用原始档案折痕，折叠次数越少越好的原则；

(3)、装订物必须使用长度为*****的档案专用装订线，不得使用金属装订物；

(4)、装订应以不破坏档案原貌为准则，对于传统组卷的档案采用*孔*线的方法，对于补过纸边的档案可重新加孔，简化立卷的档案采用缝纫机以件为单位进行缝纫装订，尽量保证在装订还原后无明显被拆过、装过的痕迹；

(5)、装订完成，用手捏住中缝装订边，开口向下抖动，检查有无漏穿孔、脱落现象，并检查档案是否装订整齐，如发现档案脱落或由于装订原因造成的档案装订不整齐应立即返工。

**、总质检

每批次档案装订完成后，档案数字化单位与档案管理部门工作人员*起按项目交接批次对档案数字化工作成果进行总质检，总质检按照**%的比例进行抽检，错误率应不高于2%，否则整个批次全部返回逐*检查。

总质检内容包括以下*个方面：

（1）纸质档案检查

检查纸质档案的档号、页号和页数是否连贯、完整。若有异处，查看《流程处理单》是否存在特别注明，如未特别注明应及时通知相关负责人，查明原因并在追查遗失档案页面后返工补齐；

（2）检查纸质档案的装订是否规范，是否存在缺页的情况，纸质档案的装订必须保证文件资料的齐全、整洁及原貌；

（3）录入信息检查；

（4）影像文件检查。

工作人员应根据总质检中出现的问题及时对数字化加工进行自查和加强管理，以提高工作效率及质量。

**、档案归还

工作人员应按领取批次归还档案，并确保档案数量和案卷档号与《交接单》的*致，以及纸质文件的完整性。档案管理部门在核对过程中，若发现错误，则应及时退回至档案数字化单位进行处理。具体要求如下：

（1）档案管理部门对归还的每批次档案查看其对应的总质检表，确保已通过总质检。

（2）根据《交接单》上的领取档案记录，对装盒后的档案进行顺号，按档号逐*核对各批次的档案数量，确保实际归还档案与《交接单》上的内容相*致。

（3）每批档案核对无误后，档案管理部门与档案数字化单位需在档案借还交接单上的“档案归还”栏签字确认。双方签字后的档案交接单不得丢失，以供保存备档。

（4）按照档案管理部门的要求，搬运档案并上架。

（*）、实施人员要求（1）投标人的实施团队需要有档案信息化项目经验，具有文书档案案例多信息化项目经验者优先考虑。（2）中标人在项目实施过程中需要提供*支品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队，团队负责人应具备相应的管理能力和行业工作经验，熟悉档案信息化加工系统的操作应用。★（3）为保证项目系统的正常运转，中标人在整个项目运行期间，必须指派1名项目经理长期驻场，同时指定具有项目经验的工作人员参与本项目的实施，确保工作人员具有良好的组织纪律性，中途不得随意更换工作人员，如特殊情况需更换工作人员，需经过采购人同意。★（4）本项目投标的公司需有在省或市档案馆备案（需提供备案相关证明材料加盖单位公章）、具有保密资质（需提供复印件加盖单位公章），从业人员有档案员证。投标人投标时须提供以上人员在投标人单位缴交的投标文件截止时间前*个月（不含提交投标文件截止时间的当月）内任意*个月的社保证明复印件并加盖单位公章或提供具备相关人员资质或能力的承诺函（格式自拟）。投标人须在签订合同前提供以上人员证书证明文件原件及相关证明材料核查，提供无效或虚假材料者，采购人有权不予其签订合同。中标人参与本合同包的所有工作人员均为中华人民共和国境内公民。

*、商务条件

采购包1：

其他商务：

1. 最终结算金额以实际完成工作量为准。
2. 单价控制价

*、本补充通知作为招标文件组成部分，原招标文件有类似不*致之处，以本补充通知为准。

*、本补充通知将同时在中国政府采购网（网址***.****.***.**）上发布，投标人应自行查阅，否则后果自负。

更正日期：****年3月**日

*、其他补充事项

无

*、凡对本次公告内容提出询问，请按以下方式联系。

1.采购人：************ 

地 址：顺昌县城南中路**号

联系人：***

联系方法：***********

2.代理机构：**************

地 址：顺昌县城西西宁门小区

联系人：小冯

联系方法：****-*******、***********

3.项目联系方式

项目联系人：小冯

电　话： ****-********

**************

****年3月**日

更正日期：****年**月**日　

*、其他补充事宜

*、凡对本次公告内容提出询问，请按以下方式联系。

1.采购人信息

名 称：************

地址：顺昌县城南中路**号

联系方式：**************

2.采购代理机构信息

名 称：**************

地　址：顺昌县城西西宁门小区A区5栋*楼

联系方式：小冯***********

3.项目联系方式

项目联系人：小冯

电　话： ****-*******