抚州市第一人民医院1984年至2007年文书档案数字化加工服务项目院内采购公告

抚州市第*人民医院****年至****年文书档案数字化加工服务项目院内采购公告

为进*步推进我院档案信息化、数字化建设，加强完善信息化处理需求，根据抚医党抄〔****〕***号文件要求，抚州市第*人民医院档案室将****年至****年文书档案数字化加工服务项目进行询价采购，欢迎符合资格条件的供应商前来参与报价。

*、服务内容：

采购项目编号：***-****-***

项目名称：抚州市第*人民医院****年至****年文书档案数字化加工项目

采购方式：询价采购

评标方法：最低投标价法

采购项目概况：

说明：采购数量以采购人最终确定的实际数量为准。

*、供应商的资格要求：

供应商必须符合《政府采购法》第***条之规定：

（*）具有独立承担民事责任的能力；

（*）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

（*）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

（*）具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

（*）参加政府采购活动前*年内，在经营活动中没有重大违法记录(提供承诺函加盖供应商公章)。

（*）法律、行政法规规定的其他条件：

1.投标人须提供有效的营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、组织机构代码证副本复印件（或*证合*营业执照副复印件）、法定代表人身份证复印件或法人授权委托书原件和被授权人身份证复印件（复印件均应加盖供应商公章）。

2.供应商被“信用中国”网站（*****://***.***********.***.**/）列入“失信被执行人”和“税收违法黑名单”的、被“中国政府采购网”网站列入“政府采购严重违法失信行为记录名单（处罚期限尚未届满的）”的，不得参与本项目的采购活动（投标人将全部搜索结果截屏打印并加盖公章）。

（*）本项目不接受联合体投标。

*、供应商须知：

（*）各供应商的报价如果高于预算指导价的则按无效响应处理。

（*）公告时间：自****年**月**日起至****年**月**日，每天（法定节假日、休息日除外）8:**—**:**,**:**—**:**（北京时间）到抚州市第*人民医院档案室投标报价。

（*）报名、递交投标文件的截止时间：****年**月**日**:**。

采购人名称：抚州市第*人民医院

采购人地址：江西省抚州市迎宾大道****号

应答地址：江西省抚州市迎宾大道****号抚州市第*人民医院档案室

联系人：***

联系电话：***********

（*）递交方式：直接送达。逾期送达则按无效响应处理。

*、应答要求：

报价时需提供以下材料（包括各项证件材料复印件加盖公章并密封）

（*）报价文件（产品名称、数量、单位**、金额）。

（*）公司的资质证明材料（公司*证）。

（*）法定代表人证书或委托代理人授权书。

（*）产品（服务）介绍。

（*）技术要求响应/偏离表

（*）其它相关证明材料。

*、技术参数及要求：

（*）基本技术要求

1.规范性引用与参考文件

（1）《中华人民共和国档案法》

（2）《归档文件整理规则》（****-****-****）

（3）《档案著录规则》（**/T **-****）

（4）《纸质档案数字化规范》（**/***）

（5）《江西省纸质档案数字化管理与技术规范》

（6）《江西省文书类电子档案著录与数据格式规范》

2.数字化质检要求

（1）供应商数字化加工服务系统应有按任意比例对数据进行随机抽检功能，以便进行数据抽检。对本项目质检采取但不限于以下方式：

①检查和指导相结合：采取授课方式对数字化公司工作人员进行案卷的整理分件、编号、著录、录入、图像处理、扫描、数据存储备份等业务的指导。

②巡视供应商流水线：在数字化公司进行项目工作时，巡视项目流水线，对流水线工作人员各环节工作进行检查和指导。

③对数字化供应商提交的数据进行质检。

（2）质检数据交接

数字化供应商按生产进度以移动硬盘形式，按全宗向医院移交质检数据。

（3）数字化成果质检

医院以抽检的方式检查供应商提交的数字化数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

供应商自行质检并提交数字化数据后，由医院组织质检，每批质检数据抽检比率不低于**%，抽检对象合格率低于**%时视为整批数据不合格并发回供应商自行检查、修正。

（4）数据质检指标目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之*出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。

（5）数字化成果移交要求

所有数据验收合格后，供应商必须按照*****—****和《江西省纸质档案数字化管理与技术规范》《江西省数字档案与数据离线备份介质管理规范》等要求制作数据移交移动硬盘A、B、C *套，按照规范要求向医院移交。数字化流程工作单及各类管理台帐实体装订成册装盒*并向医院移交。

（6）项目管理与档案安全保障要求

①供应商应自备数字化加工实施过程中所需的设备，保证本项目的顺利实施。

②数字化加工服务的时间和地点。供应商中标后，必须在合同约定的时间内，携带设备到医院指定地点开展数字化加工服务，工作时间为法定工作日，法定节假日不安排加班，每天工作时间参照医院工作时间，必要时可适当延时下班，延时下班及加班需向医院数字化监管人员报告，经同意后方可进行。

③数字化加工现场要布置协调、美观，公司名称、工作区域均标识清楚，管理有序。设备摆放整齐，工作人员要求统*着装、挂牌上岗，并遵守医院各项规章制度。

④销毁外部数据。数字化成交公司移交数据后，在医院有关人员监督下，对成交公司所有存有档案数据的存储介质进行低级格式化处理。

（*）档案数字化基本流程与操作规范

文书档案数字化基本流程包括以下个环节：借卷、档案整理、建目录数据库、批量扫描、图像处理、还卷、数据质检、数据存储与备份、数据挂接与利用。数字化工作从档案整理开始必须认真填写纸质档案数字化流程工作单，登记好每个卷的总页数、件数、每件的起始页号及每个环节责任人、处理时间等信息，使档案在数字化各环节中依次流转，交接清楚，责任到人。

1.借卷

本项目中标公司凭《抚州市第*人民医院借阅登记表》到档案保管部门办理案卷借用手续，与档案实体保管部门在库房办理借用、档案软件使用、交接手续，逐卷清点档案实体，填写借还卷登记表，注明借卷人、借卷时间、案卷号及数量。

2.档案整理

（1）拆卷前填写纸质档案数字化流程工作单。数字化流程工作单记录档案整理、建目录数据库、档案扫描、图像处理、数据质检等各个环节工作信息，包括每卷总页（张）数、件数、缺漏号情况、特殊页面（含珍贵档案）、每件起始页号及各环节处理时间和责任人等信息。

（2）对未编页号或页号编制不规范的案卷重新编号，统*采用油墨打号机打号。页号打在案卷翻口上角空白位置，筒子页编制两个页号，表册编制*个页号；已经采用油墨打号机打过页码的档案，或原有页码为连续性页号且清晰可见，*律不再重新编页码；如有跳号情况，应在数字化工作单中加以说明。从未编过连续性页码的档案，需重新打号；*份文件在卷内被其它档案材料分开使排列位置不连续，必须调整文件顺序，由此造成页码不顺的，需就受影响的部分重新打号。

（3）拆卷后拔除卷内金属或其它材质加固材料，平整页面。对筒子页和其它粘连页面用小竹签等工具小心撕揭剥离，但不得损毁档案，若粘连过牢，经医院档案室确认保持原貌。

（4）老化、破损页面应登记好档号再修裱；如果修裱页面存在字迹褪变或是复写纸字迹浸染需扫描反面再做镜像文件时，则先扫描再送裱。

（5）准确区分每*份文件（分件），编制档号。*份完整的文件通常包括文件处理单（发文稿纸、收文处理单）、公文转办单、正文、草稿、附件等内容。属同*份文件材料的集中存放，做好标识；如遇归档不完整，缺失其中*项或几项，也应视作*件处理。每份文件中，扫描件包括文件处理单或领导（职能部门）签署意见单、正文、附件等。确定为重份文件、草稿及案卷封面、封底等无关材料不扫描，用非扫描件标识区分开来，不脱离卷体。非扫描件必须在其对应的扫描件文件级目录数据的“附注”字段中加以描述，如“本件有3份草稿共计**页未作数字化。”凡档案中有照片、地图、税票、邮票及各种券票的，必须在其对应的“附注”字段中加以描述，如“此件含有*张黑白单人标准照”、“此件含有*张税票”。

 以上所述的“件”，是指单份文件。分件的具体事项分述如下：

①围绕*个事由形成的多份文件、信函等应视为不同文件，如请示与批复视为2件，并在文件关系元数据中对该级文件加以描述；

②文件处理单或摘由单、公文转办单、便笺（条）等应归入其办理对象所属的件内；

③有收文处理单或发文处理单，却没有收文或发文的，收文或发文处理单作为*件，以应收文或应发文为著录对象，并在附注项中作出说明，如“此件仅有发文处理单，缺发文文件。”

④主件与主件中明确说明的附件为*件；

⑤转发件与被转发件为*件；如果转发件与被转发件在卷内为两份独立的文件，也视为*件；

⑥信函与其信封为*件；

3.目录校对及修订

对医院提供的案卷级、文件级目录进行校对、修订。补充著录项、修改录入错误、重新拟写错误、不规范案卷级、文件级题名。

4.装卷还原

 案卷装订前，中标公司要对医院档案室提供的案卷级、文件级目录数据库进行校验，对不合格数据进行修订，对不规范、不准确案卷题名要重新拟写题名，并对修改的数据做好标识向医院移交。

（1）在完成档案整理、扫描、图像处理、数据质检后，打印新的卷内目录和案卷封面、封底，按卷装订。案卷封面、封底纸张由医院提供，卷内目录纸张由中标公司自备，封面、封底和卷内目录的打印格式由医院确定。

（2）档案右侧*孔装订的应下齐（地脚整齐）、左齐（裁口整齐）；左侧*孔装订的，应下齐、右齐,装订成品必须结实美观。如遇有小页面或没有足够装订空白边页面,必须用质地、颜色相近纸张加边后装订。

（3）恢复装订时,应注意文件排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏。

（4）对浮贴在相邻档案纸张上的小签条等小页面档案，如粘贴不牢，用档案修裱专用浆糊加固避免脱落。

（5）对没有预留空白装订边的正常大小页面，用修裱档案专用纸张接边后，再折成与案卷大小*致页面装订。

（6）所有进行了修裱、托底、接边等处理的页面，须完全干燥后才能进行装订，如遇气候、环境等因素不易干燥时，可使用干燥箱等设备。

（7）案卷装订成册经质检合格后,按全宗分别排序装盒,档案盒子上编制规范标识。

5.档案扫描，需正确填写纸质档案数字化流程工作单相关内容。

（1）本项目使用的扫描仪必须是平板扫描仪，不得使用高速、滚桶式扫描仪，且最大分辨率必须在******以上，扫描仪盖板上用与数字化对象档案纸张相似的档案修裱专用纸张作衬底。

（2）每份文件中，草稿、确定为重份件及无关材料不扫描。

（3）无论页面大小均应自然平展开进行扫描。骑马订、无线胶装类装订文件平展开后左右均有扫描内容的以**纸张页面大小确定扫描范围；若只有单边有扫描内容的以**纸张页面大小确定扫描范围。以画幅作为扫描的计量单位。附件为无线胶装类书册的，可直接挂接书册的****文本，无需另外扫描。

（4）必须按照案卷标明的页码顺序进行扫描。

（5）纸张暗黄发黑、字迹不清的档案，或文字偏小、密集、清晰度较差等，应通过数字化系统调整亮度、对比度、分辩率等技术参数，直至图像清晰为止。同*份文件内只能采用*种分辨率，以件内采用的最高分辨率为准。

（6）在同*份档案文件内，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，应以文件主要部分的清晰为准。

（7）扫描时必须绝对保证档案载体的安全。纸张较薄或较脆容易破损的，应在修裱后再用平板扫描仪扫描。

（8）扫描要完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等都必须纳入扫描图像范围。

（9）初始扫描时，应尽量将档案纸张放置端正，最大限度地减少因纠偏产生的图像失真问题。

（**）特殊纸张扫描处理规范：

①大幅面档案的数字化：大幅面档案指超过现有平板扫描仪可扫尺寸规格的档案幅面。为保证数字化文件的真实与完整，大幅面档案采用分幅扫描或工程图纸扫描仪进行数字化。当纸张幅面超过**大小时，可采用工程图纸扫描仪进行扫描，工程图纸扫描仪最终生成图像不得有色彩偏差；当纸张幅面超过**大小时，可采用分幅扫描方式再拼接方式进行数字化；

②脆化档案的数字化：脆化较严重的档案需先修裱再数字化；

③薄透与字迹褪变档案的数字化：薄透档案用相同大小白纸衬底，再进行扫描；字迹褪变档案扫描时，需要调整亮度、对比度等参数，以扫描后形成的图像中文字清楚为准。遇有字迹完全褪色（只剩划痕）或复写纸字迹且发生浸染时，可扫描该页档案反面，再做镜像文件，如果该页纸张同时有老化、破损现象，宜在扫描后再进行修裱处理。

6.图像处理

所有数字化图像文件，应按照**/T ** 纸质档案数字化技术规范 的要求进行相应的图像处理，使图像干净、清晰、端正。图像文件必须能准确反映档案原件外观的原始面貌，色彩均匀度应与原件*致，不得出现原件没有的颜色、变形、马赛克、明显皱纹等破坏图像质量的现象。

（1）对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以视觉上不感觉偏斜为标准，允许的倾斜度不得大于0.1；方向不正确的图像应旋转还原，以符合阅读习惯。

（2）图像处理以保持档案原貌为原则。图像页面中出现的档案自身的黑点、污点、杂质、装订空等不进行去污处理。档案若因故造成局部黑影、不清楚等状况，且无法通过图像处理技术进行修复的，照原样扫描，并在目录数据库“附注”项加以说明。

（3）图像尺寸大小要裁剪与档案原件基本*致，不得裁掉档案纸张或档案内容。

（4）档案原件发生字迹渗透的，应采用数字化系统图像处理功能，比如锐化字迹功能，以清晰字迹笔画。

（5）档案原件色彩明暗深浅不*的，应采用数字化系统图像处理功能，比如色彩、明亮等平衡功能，调整图像深浅至*致。

（6）凡采用分幅扫描再拼接形成的图像，应在《数字化对象元数据项目与著录细则》中的“附注”项中予以说明，如“本件档案第2页是采用分幅扫描手工（或***软件自动）拼接而成”。

（7）填写纸质档案数字化流程工作单相关内容。

7.还卷

还卷环节操作规范参见借卷环节。

8.移交的档案数字化副本目录数据，应符合《归档文件整理规范》规定，确保著录的项目与著录内容完整*致。

9.目录数据文件命名以“全宗号+全宗名称+年度+文件格式”。

**.移交的全文图像文件命名、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像处理等应符合《江西省纸质档案数字化管理与技术规范》规定，确保图像完整、准确与清晰。

**.***格式以每*页为*个画幅的图像文件，命名符合 纸质档案数字化***图像命名规则；***格式以每件为*个图像文件，由***格式的图像合并而成，命名符合纸质档案数字化***文件命名规则。

**.数字化副本的目录数据、***图像、***或***文件与纸质档案实体应保持*致。

**.***、***或***文件夹层级清楚，符合规范。档号中没有机构问题项的需取掉机构问题层级文件夹。

**.副本中存放有***图像的“***”文件夹、存放有*** — **—格式文件的“***”文件夹以及目录数据都应存放光盘文件 （夹）顶层，目录数据切勿存放在文件夹中。

（*）光盘标识要求

移交的纸质档案数字化副本光盘应进行规范的盘面标识、盘盒标识。

1.盘面标识包括：介质编号、套号、类型及容量、制作单位、制作日期等。

介质编号：填写全宗号、载体类型代码、备份年度、数字档案类别代码、光盘顺序号，中间用分隔符连接。示例 ****-G（代表光盘）—****-M（代表纸质档案数字化的数字副本）-****（*位阿拉伯数字）。

介质套号：填写存储档案光盘载体的套号。用大写英文字母 A、B、C表示，A表示库房封存，B表示异地备份，C表示查阅利用。移交市档案馆的纸质档案数字化副本填写A。

类型及容量：填写光盘载体的类型及存储数据的容量。示例：***+R、****等。全宗名称：填写光盘内容的立档单位。制作日期：填写制作光盘的年、月、日。示例：********。

2.盘盒纸标识分为：盘盒纸封面标识、盘盒纸封底标识。盘盒纸封面标识包括：介质编号、介质套号、备份时间、内容摘要、档号范围、备份人、检验人。

备份时间：数字档案或数据的首次离线备份或介质转换日期，以8位阿拉伯数字表示，如****年**月**日，表示为 ********。

备份人：备份介质制作人姓名。

检验人：对上述各项操作进行验证的检验人姓名。

盘盒纸封底标识包括：说明文件信息。

盘脊标识：介质编号。

内容摘要：填写对档案信息内容的简要说明，标明光盘存储内容所对应的存储路径、类型、格式、大小、数量、全宗号、全宗名称、年度、起止卷号、起止时间、机构问题、保管期限、件数、页数等。

盘盒纸标识需规范打印。盘面标识填写使用符合档案保护要求的书写材料（如光盘标签笔），也可使用支持光盘盘面的打印机打印，光盘盘面禁止使用粘贴标签。

*、报价表（投标单价不能超过预算单价）

注：供应商按照询价采购规定的数量进行报价。（报价需含单价和总价）

*、技术要求响应/偏离表

注：1.投标单位应对照招标文件技术规格，逐条说明所提供产品已对招标文件的技术规范做出了响应或偏离，特别对有具体参数要求的指标，投标单位必须提供所投产品的具体参数数值。

2.投标单位所投产品如与招标文件要求的规格及配置不*致，则需在上表说明栏中注明。

3、如不按要求填写，产生的*切后果由投标单位负责。

*、安全保密工作要求

（*）服务商需与采购商签订保证档案实体和档案信息安全的保密协议，不得截留和向第*方泄露所涉及档案、资料的内容、信息及最终形成的各类数据，确保档案信息的安全保密，若有违反，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》追究法律责任。

（*）现场工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄露、传播；不得无故查看及讨论档案内容。

（*）现场工作人员应相对固定，有*定的档案整理基础，服务商不得随意变动现场工作人员，不得安排无档案整理经验的人员参与工作。

*. 质保及售后服务

（*）服务要求：本项目应在合同签订之日起1个月内完成，中标公司应配足人员、设备确保项目如期完成。中标人应自备数字化加工实施过程中所需的设备，以保证本项目的顺利实施。

（*）质保期：项目完成经采购单位验收合格后，质保期1年。